"Hoje o dia voou!"

Já teve aquela sensação de frustração ao fim de um dia "trabalhado da hora que chegou à hora que foi embora"? Aí logo quando você esta indo para casa (geralmente depois de ter ficado um bom tempo ainda trabalhando depois do expediente) você começa a se lembrar daquele pedido do seu chefe que você tem postergado já há alguns dias, daquele relatório que a equipe de Qualidade solicitou que você não entregou no prazo, daquele feedback corretivo que você precisa dar ao seu colaborador errante antes que lance os resultados da equipe no poço. Essa é a hora que você suspira fundo, lança uns dois ou três palavrões, seu pensamento é consumido pela sensação de incompetência e fica ansioso (ao mesmo tempo que desanimado) para o dia de trabalho seguinte. Você apagou inúmeros incêndios (leia-se "tarefas urgentes") e não fez nada de produtivo (leia-se "tarefas importantes").

A questão é que não existe falta de tempo; existe falta de priorização consciente. Você consegue tempo para comer? Consegue tempo para tomar banho? E para ir ao trabalho? O fato é que acabamos por não dar a devida prioridade ao que devemos realmente priorizar. Acabamos inconscientemente (leia-se "automaticamente") atribuindo prioridades às tarefas do nosso dia. Quando agimos desta forma (incoscientemente), deixamos de fazer o que realmente é importante para nós.

Já pensou em utilizar uma matriz que fragmenta seu tempo em quatro dimensões de forma a facilitar a gestão de prioridades e torná-las conscientes?

1 - Realização
Ex.: tarefas planejadas, atingimento de metas, redesenho de processos, desenvolvimento de pessoas.
2 - Demanda
Ex.: solicitações emergenciais, requisições urgentes por parte dos superiores, ler/responder emails.
3 - Ilusão
Ex.: traçamento de muitas tarefas sem importância, reuniões desnecessárias, execução de atividades que não vão de encontro às metas pré-estabelecida, energia gasta na postergação de tarefas importantes.
4 - Distração
Ex.: atividades de relaxamento mental (aprazíveis), leitura de blogs e noticiários em geral, ociosidade.

Tudo o que você faz no seu dia pode ser vinculado a um destes quatro quadrantes.

Faça o seguinte teste abaixo. Nele você tem quatro colunas (uma para cada quadrante) e dez casas em cada coluna. Levando em conta como você investe seu tempo no dia, hachure no total dez quadrados (como se fosse um gráfico de colunas).

Exemplo de como deve ficar o preenchimento:

Faça uma autoavaliação baseada neste teste. Se você passa menos de 30% do seu tempo (3 quadrados preenchidos) na dimensão "Realização" talvez seja esta a hora de você rever como tem priorizado o seu tempo.

Um ponto de partida é refletir sobre as seguintes perguntas:

1 - Em que tenho investido a maior parte do meu tempo?
2 - O que hoje me impede de investir mais tempo na dimensão Realização?
3 - Quais tarefas da dimensão Demanda eu posso delegar a outras pessoas?
4 - Quais atividades da dimensão Ilusão eu posso simplesmente eliminar ou negociar com a outra parte (quando aplicável) sua necessidade?
5 - Quais atividades da dimensão Distração eu posso fazer em menor tempo e numa frequência (talvez) maior/menor?
Obs.: distração é necessária. Não elimine-a: gerencie-a. Ela coopera no nosso ciclo ultradiano. Tente fazer curtas pausas de uma em uma hora, por exemplo.

Não deixe seu dia voar sozinho: voe com ele - conscientemente.